PENTINGNYA EFEKTIVITAS, EFISIENSI, INOVASI, DAN MUTU PENYELENGGARAAN PEMERINTAH | Website BDK Palembang

PENTINGNYA EFEKTIVITAS, EFISIENSI, INOVASI, DAN MUTU PENYELENGGARAAN PEMERINTAH

PENTINGNYA EFEKTIVITAS, EFISIENSI, INOVASI, DAN MUTU PENYELENGGARAAN PEMERINTAH

Oleh :

Abu Bakar

Pendahuluan. 

Keberhasilan suatu kebijakan publik tergantung pada berbagai faktor yang mempengaruhinya. Hal terpenting adalah pemahaman oleh semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan penerimaan dengan penuh kesadaran oleh lingkungan masyarakat yang menjadi sasaran. Dengan demikian perlu diupayakan adanya saling pegertian antara aparat pelaksana dengan masyarakat sasaran. Saling pengertian ini merupakan realisasi dari keterikatan antara pembuat kebijakan publik sebagai pemegang mandat dengan public sebagai pemberi mandat. Sebagai pemegang mandat dari rakyat, setiap kebijakan yang dikeluarkan pemerintah harus berorientasi pada kepentingan umum.

Aktualisasi nilai-nilai dasar komitmen mutu dalam pelaksanaan tugas aparatur akan mendorong terciptanya iklim atau budaya kerja unggul yang dapat menumbuh keberanian untuk menampilkan kreativitas dan inovasi. Dengan demikian, pergeseran orientasi kerja diharapkan dapat memotivasi aparatur untuk mengubah perilaku dan memunculkan mindset baru. Orientasi kerja bukan pada kewajiban menjalankan rutinitas kegiatan, melainkan pada semangat pengabdian untuk memberikan layanan yang terbaik bagi masyarakat walaupun harus menghadapi banyak kendala (constrain). Setiap aparatur didorong untuk memiliki sense of quality dan semangat belajar tinggi, sehingga menimbulkan keberanian berpikir alternatif, berani bertanya dan bahkan berbeda pendapat, demi untuk kebaikan dan kemajuan bangsa dan negara. Untuk itu maka pentingnya efektivitas, efisiensi, inovasi, dan mutu penyelenggaraan pemerintah dalam tulisan ini menjadi masalah.

Pembahasan

a. Efektivitas dan Efisiensi

Istilah efektivitas dan efisiensi selalu menjadi tema menarik yang menjadi sorotan publik dalam memberikan penilaian terhadap capaian kinerja perusahaan ataupun institusi pemerintahan. Namun dalam kenyataanya seringkali kedua aspek tersebut terlupakan, atau bahkan diabaikan. Saudara tentu sering membaca berita atau melihat tayangan televisi terkait para pejabat yang korupsi, program kerja yang tidak dituntaskan, target kinerja yang tidak tercapai, perilaku tidak jujur, pegawai yang mangkir, datang terlambat tetapi pulang lebih awal, serta peristiwa lain yang tidak sesuai harapan. Realita tersebut menjadi salah satu bukti adanya ketidakefektifan dan ketidak-efisienan.

Richard L. Daft dalam Tita Maria Kanita (2010: 8) mendefinisikan efektivitas sebagai berikut. “Efektivitas organisasi berarti sejauh mana organisasi dapat mencapai tujuan yang ditetapkan, atau berhasil mencapai apapun yang coba dikerjakannya. Efektivitas organisasi berarti memberikan barang atau jasa yang dihargai oleh pelanggan.”

Zulian Yamit (2010: 75) mengemukakan, bahwa: “Pelanggan adalah orang yang membeli dan menggunakan produk atau jasa.” Di era global dengan tingkat persaingan yang semakin tinggi, kinerja organisasi lebih diarahkan pada terciptanya kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan antara lain dapat dilihat dari kesenangannya ketika mendapatkan produk/jasa yang sesuai atau bahkan melebihi harapannya, sehingga mendorong keinginannya untuk melakukan pembelian ulang atas produk/jasa yang pernah diperolehnya, tidak merasa kapok, bahkan mereka akan menganjurkan kepada pihak lain untuk menggunakan produk/jasa tersebut. Hal tersebut menunjukkan bahwa efektivitas organisasi tidak hanya diukur dari performans untuk mencapai target (rencana) mutu, kuantitas, ketepatan waktu, dan alokasi sumberdaya, melainkan juga diukur dari kepuasan dan terpenuhinya kebutuhan pelanggan (customers).

Selanjutnya, Richard L. Daft dalam Tita Maria Kanita (2010: 8) mendefinisikan efisiensi sebagai berikut: “Efisiensi organisasi adalah jumlah sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasional. Efisiensi organisasi ditentukan oleh berapa banyak bahan baku, uang, dan manusia yang dibutuhkan untuk menghasilkan jumlah keluaran tertentu. Efisiensi dapat dihitung sebagai jumlah sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan barang atau jasa.”

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa efisiensi diukur dari ketepatan realisasi penggunaan sumberdaya dan bagaimana pekerjaan dilaksanakan, sehingga dapat diketahui ada atau tidak adanya pemborosan sumberdaya, penyalahgunaan alokasi, penyimpangan prosedur, dan mekanisme yang ke luar alur.

Merujuk kedua definisi di atas dapat disimpulkan, bahwa karakteristik utama yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur tingkat efektivitas adalah ketercapaian target yang telah direncanakan, baik dilihat dari capaian jumlah maupun mutu hasil kerja, sehingga dapat member kepuasan, sedangkan tingkat efisiensi diukur dari penghematan biaya, waktu, tenaga, dan pikiran dalam menyelesaikan kegiatan. Oleh karena itu, jika dalam pelaksanaan tugas tidak memperhatikan efektivitas dan efisiensi maka akan berdampak pada ketidaktercapaian target kerja, menurunkan kredibilitas institusi tempat bekerja, dan bahkan akan menimbulkan kerugian.

b. Konsep Inovasi

Di era global sekarang ini, tingkat persaingan untuk memperoleh pekerjaan menjadi semakin tinggi. Lapangan kerja lebih berpihak kepada mereka yang memiliki kompetensi (keahlian) dan pemikiran kreatif untuk melahirkan karya-karya inovatif. Richard L. Daft dalam Tita Maria Kanita (Buku2: 2011: 54) member ilustrasi bahwa: “Perusahaan di Amerika Serikat, Eropa, dan jepang, menciptakan nilai ekonomi yang berasal dari kreativitas, imajinasi, dan inovasi.”

Inovasi muncul karena adanya dorongan kebutuhan organisasi/perusahaan untuk beradaptasi dengan tuntutan perubahan yang terjadi di sekitarnya. Perubahan bisa dipicu antara lain oleh pergeseran selera pasar, peningkatan harapan dan daya beli masyarakat, pergeseran gaya hidup, peningkatan kesejahteraan, perkembangan ekonomi, pengaruh globalisasi, serta kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Sebagaimana pendapat Richard L. Daft dalam Tita Maria Kanita (Buku2: 2011: 56) bahwa, “Inovasi barang dan jasa adalah cara utama di mana suatu organisasi beradaptasi terhadap perubahan-perubahan

di pasar, teknologi, dan persaingan.” Inovasi dapat terjadi pada banyak aspek, misalnya perubahan produk barang/jasa yang dihasilkan, proses produksi, nilai-nilai kelembagaan, perubahan cara kerja, teknologi yang digunakan, layanan sistem manajemen, serta mindset orang-orang yang ada di dalam organisasi.

Proses inovasi dapat terjadi secara perlahan (bersifat evolusioner) atau bisa juga lahir dengan cepat (bersifat revolusioner). Hal ini bergantung pada kecepatan proses berpikir, ketersediaan sarana pendukung, kelancaran proses implementasi, dan keberanian untuk mengungkapkan inovasi tersebut. Inovasi dilandasi oleh keberanian berinisiatif untuk menampilkan kreativitas, sehingga inovasi akan menjadi faktor yang membuat organisasi tumbuh, berubah, berkembang, dan berhasil. Inovasi akan menjadi salah satu kekuatan organisasi untuk memenangkan persaingan.

Inovasi bisa muncul karena ada dorongan dari dalam (internal) untuk melakukan perubahan, atau bisa juga inovasi muncul karena ada desakan kebutuhan dari pihak eksternal, misalnya permintaan pasar. Inovasi lahir dari imajinasi pemikiran orang-orang kreatif, dan lahirnya kreativitas didorong oleh munculnya ide/gagasan baru untuk ke luar dari rutinitas yang membosankan. Munculnya ide/gagasan baru, kreativitas, dan inovasi dilatarbelakangi oleh semangat belajar yang tidak pernah pudar, yang dijalani dalam proses pembelajaran secara berkelanjutan.

Gagasan kreatif yang lahir dari hasil pemikiran individu akan mendorong munculnya berbagai prakarsa, sehingga dapat memperkaya program kerja dan memunculkan diferensiasi produk/jasa, seiring dengan berkembangnya tuntutan kebutuhan pelanggan.

Demikian juga halnya inovasi dalam layanan public mestinya mencerminkan hasil pemikiran baru yang konstruktif, sehingga akan memotivasi setiap individu untuk membangun karakter dan mind-set baru sebagai apartur penyelenggara pemerintahan, yang diwujudkan dalam bentuk profesionalisme layanan publik yang berbeda dari sebelumnya, bukan sekedar menjalankan atau menggugurkan tugas rutin. Sebagaimana dikemukakan oleh Christopher dan Thor (2001: 65), “They can also organize to encourage and support creativity and innovation, to do things differently.” Demikian juga di lingkungan lembaga pemerintahan, aparatur dapat mengembangkan daya imajinasi dan kreativitasnya, untuk melahirkan terobosanterobosan baru dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi layanan, sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.

Selain perubahan pada aspek fisik dari mutu produk yang dihasilkan, inovasi bisa juga menyentuh aspek mutu layanannya. Cermati perubahan yang terjadi dalam ilustrasi gambar di atas.

Terobosan yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Surabaya melalui layanan terpadu yang diberi nama Surabaya Single Window merupakan upaya pemerintah untuk memberikan pelayanan yang lebih mudah dan cepat kepada investor ketika mengurus perijinan untuk investasi. Sebelumnya, prosedur pengurusan ijin investasi sangat panjang dan membutuhkan waktu yang lama. Dengan layanan online Surabaya Single Window, proses pengajuan perijinan bisa dilakukan dari rumah, tidak perlu antri, dan secara keseluruhan dapat diselesaikan dalam kurun waktu antara 14 sampai dengan 30 hari.

Selanjutnya, Richard L. Daft dalam Tita Maria Kanita (2010:65) menjelaskan bahwa: “Konsep inovatif senantiasa muncul untuk menghadapi tantangan manajemen di masa sulit.”

Hal ini berarti, ide inovatif lahir ketika organisasi berada dalam kondisi stagnan dan sulit untuk berkembang. Dalam kondisi organisasi seperti itu, akan muncul kebutuhan untuk berubah, misalnya berhubungan dengan jenis atau desain produk apa yang sedang diminati masyarakat, bagaimana menciptakan layanan yang dapat membuat pihak lain merasa puas, bagaimana merancang fokus program yang adaptif dan dapat merespon tuntutan lingkungan yang tidak menentu dan berubah dengan cepat, bagaimana tingkatan mutu produk/jasa yang diinginkan oleh pelanggan atau masyarakat, bagaimana kesiapan dan ketersediaan sumberdaya organisasi untuk membuat perubahan tersebut.

Peristiwa yang tampak dalam gambar di atas menunjukkan pergeseran mutu layanan publik. Inovasi yang diciptakan untuk layanan publik mesti menjadi tanggung jawab para penyelenggara pelayanan publik pada institusi apapun, bahkan semua aparatur pada setiap level organisasi dituntut untuk dapat memahami esensi dan manfaat inovasi tersebut, serta dapat melaksanakannya dengan baik. Inovasi yang lahir akan membawa perubahan bagi organisasi. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa esensi yang terkandung dalam istilah inovasi adalah perubahan.

C. Konsep Dasar Pengertian Mutu

Seperti halnya istilah efektivitas, efisiensi, dan inovasi, istilah mutu sekarang ini juga menjadi tema sentral yang menjadi target capaian institusi, baik di lingkungan perusahaan maupun pemerintahan. Sesungguhnya konsep mutu berkembang seiring dengan berubahnya paradigma organisasi terkait pemuasan kebutuhan manusia, yang semula lebih berorientasi pada terpenuhinya jumlah (kuantitas) produk sesuai permintaan, dan kini, ketika aneka ragam hasil produksi telah membanjiri pasar, maka kepuasan customers lebih dititikberatkan pada aspek mutu (kualitas) produk. Mutu sudah menjadi salah satu alat vital untuk mempertahankan keberlanjutan organisasi dan menjaga kredibilitas institusi.

Banyak definisi mutu yang dikemukakan oleh para ahli. Goetsch and Davis (2006: 5) berpendapat bahwa belum ada definisi mutu yang dapat diterima secara universal, namun mereka telah merumuskan pengertian mutu sebagai berikut. “Quality is a dynamic state associated with products, services, people, processes, and environments that meets or exceeds expectation.” Menurut definisi yang dirumuskan Goetsch dan Davis,mutu merupakan suatu kondisi dinamis berkaitan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang sesuai atau bahkan melebihi harapan konsumen atau pengguna. Sejalan dengan pendapat tersebut,

Dalam pandangan Christopher dan Thor, penilaian atas mutu produk/jasa bergantung pada persepsi individual berdasarkan kesesuaian nilai yang terkandung di dalamnya dengan kebutuhan dan keinginannya, tanpa kesalahan dan pemborosan.

Zulian Yamit (2010: 7-8) mengutip pendapat sejumlah pakar tentang pengertian mutu.

(1) Menurut Edward Deming: “Mutu adalah apapun yang menjadi kebutuhan dan keinginan konsumen.”

(2) Menurut Crosby: “Mutu merupakan nihil cacat, kesempurnaan dan kesesuaian terhadap persyaratan.”

(3) Menurut Juran: “mutu merupakan kesesuaian terhadap spefikasi.”

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa mutu mencerminkan nilai keunggulan produk/jasa yang diberikan kepada pelanggan (customer) sesuai dengan kebutuhan dan keinginannya, dan bahkan melampaui harapannya. Mutu merupakan salah satu standar yang menjadi dasar untuk mengukur capaian hasil kerja. Mutu juga dapat dijadikan sebagai alat pembeda atau pembanding dengan produk/jasa sejenis lainnya, yang dihasilkan oleh lembaga lain sebagai pesaing (competitors).

Para pelanggan, secara individual, bisa memberikan penilaian dan makna yang berbeda terhadap mutu suatu produk atau jasa (layanan). Hal ini dipengaruhi oleh persepsi masing-masing berdasarkan tingkat kepuasan mereka atas produk tersebut, dan juga bergantung pada konteksnya. Dengan demikian, kepuasan pelanggan/konsumen terhadap mutu suatu produk/jasa yang sama bisa berbeda-beda, bergantung dari sudut pandang masing-masing ataupun preferensi nilai yang digunakannya sebagai rujukan, sebagaimana ditegaskan oleh Christopher dan Thor di atas. Oleh karena itu, organisasi dituntut untuk menetapkan perencanaan mutu, termasuk membuat standar mutu (mulai dari mutu input, proses, sampai hasil), yang akan menjadi pedoman dalam proses implementasi, sampai ke pengawasan dan perbaikan mutu.

Mengingat pentingnya aspek mutu, kini hampir dalam setiap struktur organisasi, baik di perusahaan maupun institusi pemerintahan, dimunculkan satu unit kerja yang bertanggung jawab atas penjaminan mutu. Unit penjaminan mutu berkewajiban mengawal implementasi

perencanaan mutu dengan menetapkan program pengawasan mutu, sekaligus upaya untuk     selalu meningkatkan capaian mutu secara berkelanjutan. Di era global, orientasi dalam struktur organisasi pemerintahan bukan semata-mata pada penempatan pegawai dalam hierarki birokrasi yang kaku untuk menjalankan rutinitas, melainkan telah bergeser pada upaya memberdayakan dan membangkitkan moral kerja melalui pembentukan jejaring (human networking) yang dinamis, sehingga kinerja lembaga dapat memberi kepuasan kepada stakeholders. Hal ini dapat dilakukan melalui pemberian wewenang dan tanggung jawab yang jelas kepada setiap pegawai, sesuai dengan uraian jabatan (job description) yang sudah ditetapkan institusi

Di lain pihak, para pemimpin dapat memberikan pengakuan dan penghargaan terhadap prestasi para pegawainya, sekecil apapun kontribusi yang dapat disumbangkannya untuk institusi.

Keberhasilan institusi pemerintah memberikan layanan kepada masyarakat akan sangat bergantung pada mutu sumberdaya manusia serta bagaimana potensi mereka diberdayakan oleh pimpinannya.

Seperti yang dilaporkan oleh Ombudsman (2013) sampai saat ini, masih banyak masyarakat mengeluh mengenai kualitas pelayanan. Keluhan banyak dialamatkan kepada pelayanan pada tingkat pemerintah daerah.

Pencapaian target mutu kinerja pegawai seringkali mengalami fluktuasi, naik-turun. Ketika terjadi penurunan mutu kinerja pegawai, kewajiban pemimpin untuk mengingatkan dan menyemangati mereka. Sebaliknya, untuk merespon mutu kinerja yang tinggi (superior)   maka pemimpin berkewajiban untuk menetapkan reward system yang dapat memotivasi pegawai untuk terus berprestasi. Zulian Yamit (2010: 41) mengidentifikasi berbagai instrumen yang dapat digunakan untuk meningkatkan mutu, yaitu: “brainstorming, multi-voting, nominal group technique (NGT), flow chart, cause and effect diagram, data  collection, pareto chart, histogram, scatter diagram, and control chart.”

Apapun instrumen yang digunakan, tidak akan berarti apa-apa jika tidak dianalisis dan ditindaklanjuti. Dalam hal ini peran pemimpin menjadi sangat penting.

Berdasarkan hasil analisis terhadap data yang diperoleh dari instrumen tersebut, akan menghasilkan informasi penting bagi pemimpin terkait capaian mutu kinerja parapegawai, untuk kemudian dirancang langkah perbaikan apa yang dapat dilakukan.

Kesimpulan

Cara kerja individualis dan egosentris (bekerja sendiri sendiri dan berorientasi melayani pimpinan) menjadi cara kerja tim (kolektif) sebagai satu kesatuan proses untuk melayani masyarakat. Tujuan utama pelayanan berbasis nilai-nilai dasar komitmen  mutu yang antara lain adalah:

1.Mengutamakan kepentingan sebagai pelanggan;

2.Menumbuhkan kepercayaan terhadap institusi pemerintah;

3.Meningkatkan kesetiaan dan kepuasan sebagai pelanggan;

4.Menjalankan tugas, peran, dan fungsi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan secara akuntabel, profesional, dan inovatif.

DAFTAR PUSTAKA

Christopher, William F. and Carl G. Thor. (2001). World-Class Quality & Productivity. Fifteen Strategies for Improving Performance. Management Library. United Kingdom: Financial World Publishing.

 

Daft, Richard L., (2010) Diterjemahkan oleh Tita Maria Kanita. New Era of Management. Era Baru Manajemen. Buku 1, Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat.

 

——, (2010) Diterjemahkan oleh Tita Maria Kanita. New Era of Management. Era Baru Manajemen. Buku 2, Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat.

 

Yamit, Zulian. (2010) Manajemen Kualitas Produk & jasa.Cetakan kelima. Yiogyakarta: Ekonisia.

 

Goetsch, David L., and Stanley B. Davis. (2006) Quality Management. Introduction to Total Quality Management for Production, Processing, and Services. Fifth Edition. New Jersey: Pearson Prentice Hall.

 

 

You can leave a response, or trackback from your own site.

Leave a Reply