RENCANA PROYEK PERUBAHAN (RPP) PIM TK IV | Website BDK Palembang

RENCANA PROYEK PERUBAHAN (RPP) PIM TK IV

RENCANA PROYEK PERUBAHAN (RPP) PIM TK IV

H.Gusman, S.Ag M.Pd

Widyaiswara Ahli Madya Balai Diklat Palembang

Abstrak

Tujuan penulisan ini adalah Rancangan  Proyek  perubahan  (RPP) merupakan salah satu kegiatan pada penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV Kementerian  Agama, dimaksudkan untuk memberi kesempatan kepada peserta  untuk  mengadakan  perubahan nyata di unit kerja masing-masing.  Terdapat dua hal penting yang harus diperhatikan dalam  membuat Rancangan Proyek Perubahan yaitu, menentukan kinerja organisasi  yang akan ditingkatkan, dan  upaya  yang akan dilakukan untuk meningkatkan kinerja tersebut. Upaya-upaya tersebut  dituangkan ke dalam  jadwal  kegiatan yang akan dilaksanakan peserta di unit kerja masing-masing selama breakthrough II.

Kata Kunci: Diklatpim TK IV dan RPP.

Pendahuluan

Tulisan ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran kepada calon peserta Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV  Kementerian Agama, terutama dalam  membuat Rancangan Proyek Perubahan (RPP). RPP merupakan upaya-upaya inovatif untuk mewujudkan perubahan yang berdampak nyata terhadap peningkatan kinerja organisasi dan kinerja individu. Dengan demikian keberhasilan dalam membuat Rancanga Proyek Perubahan, merupakan kontribusi nyata peserta kepada unit kerjanya. Dengan membaca tulisan ini diharapkan calon peserta Diklatpim Tingkat IV  telah mempunyai gambaran tentang konten dan proses pembuatan RPP, dari penetapan judul, penyusunan Rancangan Proyek Perubahan, impelentasi, dan penyusunan Laporan Pelaksanaan.

Sejak tahun anggaran 2015,  Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV  disebut Diklatpim Tingkat IV pola baru,  diselenggarakan berdasarkan   Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara (LAN) Nomor 13 Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV. Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV pola baru dibagi menjadi 5 tahap sebagi berikut.

Tahapan Penyelanggaraan Diklatpim Tingkat IV

Tahap 1: Tahap  Diagnosa Kebutuhan Perubahan.

Tahap ini merupakan tahap pembekalan di kampus. Mata diklat pada tahap ini terdiri dari 7 mata diklat,   yaitu Pilar-Pilat Kebangsaan, Integritas, Standar Etika Publik, Sistem Administrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia, Pembekalan Isu Aktual Substantif Lembaga, Diagnostic Reading, dan Penjelasan Proyek Perubahan. Proses belajar pada tahap ini dilaksanakan dengan tatap muka  dikelas selama 11 hari kerja, dipandu oleh nara sumber dan fasilitator yang kompeten di bidang masing-masing. Pembekalan materi pelajaran tersebut dimaksudkan untuk menambah wawasan dan pengetahuan peserta agar penguasaan diri (self mastery) peserta meningkat. Pada akhir tahap ini peserta dengan dibimbing oleh coach dari Balai Diklat Kegamaan, untuk menentukan beberapa alternatif judul PP.  Selanjutnya peserta kembali ke unit kerja masing-masing.

Tahap ke  2:  Tahap Taking Ownership (Breakthrough I).

Pada tahap ini peserta berada di unit kerja masing-masing selama 5 hari kerja untuk menentukan judul PP bersama atasan langsung. Untuk mendukung terlaksananya PP Balai Diklat Keagamaan telah meminta keterlibatan atasan langsung masing-masing peserta untuk menjadi mentor dalam pembuatan Proyek Perobahan. Tugas mentor pada tahap ini adalah  memberikan konsultasi dan menyetujui judul Proyek Perobahan. Jika diperlukan peserta  dan mentor dapat berdiskusi  langsung dengan coach melalui media komunikasi yang telah disepakati. Tahap ini juga dimaksudkan untuk memberikan kesempatan kepada peserta untuk mengkomunikasikan Rencana Proyek Perubahan (RPP) kepada para pejabat dan pegawai terkait agar mendapatkan dukungan penuh. Dukungan dalam pelaksanaan Proyek Perubahan sangat diperlukan oleh karena Proyek Perubahan akan dilaksanakan oleh tim yang diketuai oleh peserta. Pemilihan anggota tim dilakukan oleh peserta bersama-sama atasan langsungnya. Dukungan juga diperlukan untuk mendapakan fasilitas sumber daya seperti sarana prasarana dan dana. Selanjutnya peserta kembali ke kampus dengan membawa judul Proyek Perubahan  yang telah disetujui oleh mentor masing-masing.

Tahap ke 3: Tahap Merancang Perubahan dan Membangun Tim.

Tahap ini merupakan tahap pembekalan di kampus. Mata diklat pada tahap ini terdiri dari  9 mata diklat, yaitu Kecerdasan Emosi, Pengenalan Potensi Diri, Berfikir Kreatidf dan inovatif, Koordinasi dan Kolaborasi, Membangun Tim Efektif, Benchmarking ke Best Practice, Merancang Proyek Perubahan, Seminar Rancangan Proyek Perubahan, dan Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan. Proses belajar pada tahap ini dilaksanakan dengan tatap muka  dikelas, dipandu oleh nara sumber dan fasilitator,  kecuali mata diklat Benchmarking ke Best Practice dilaksanakan di unit-unit kerja unggulan yang telah menghasilkan perubahan inovatif.  Tahap ke 3 ini  dilaksanakan selama   18 hari kerja. Pada tahap ini, masing-masing peserta diminta untuk menyusuan Rancangan Proyek Perubahan dengan judul yang telah ditetapkan pada tahap ke 2. Dalam menyusun Rancangan Proyek Perubahan tersebut peserta dibantu oleh seorang  coach, yang betugas membimbing dan memberikan konsultasi kepada 5 – 10 orang peserta.  Pada akhir tahap ini masing-masing peserta diwajibkan telah dapat menyelesaikan Rancangan Proyek Perubahan (RPP) untuk di seminarkan di kampus. Seminar tersebut dihadiri oleh  caoch dan atasan masing-masing peserta sebagai mentor. Jika mentor berhalangan hadir,  seminar dilakukan melaui teleconfernce atau telpon. Proposal yang telah diseminarkan  diperbaiki sesuai hasil seminar dan akan dilaksanakan di unit kerja masing-masing pada tahap ke 4. Peserta kembali ke unit kerja masing-masing dengan membawa Rancangan Proyek Perubahan (RPP) hasil seminar.

Tahap ke 4: Tahap Laboratorium Kepemimpinan (Brakthrough II).

Tahap ini merupakan tahap pelaksanaan Rancangan Proyek Perubahan (RPP) di unit kerja masing-masing selama 60 hari kerja.   Dalam melaksanakan Rancangan Proyek Perubahan (RPP) tersebut peserta dibimbing  oleh coach dan mentor.  Untuk menjalin komunikasi dengan coach,  masing-masing peserta  diminta  melaporkan perkembangan pelaksanaan Rancangan PP kepada coach seminggu sekali pada hari yang telah disepakati melalui e-mail. Jika diperlukan,  coach dan mentor dapat saling berkomunikasi  untuk membantu kelancaran penyelesain Proyek Perubahan tersebut. Output yang dihasilkan pada tahap ini adalah terselesainya Proyek Perubahan dan Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan. Pada Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahn dilampirkan bukti-bukti pelaksanaan  setiap kegiatan. Bukti-bukti tersebut dapat berupa dokumen, seperti daftar hadir pertemuan, Surat pembentukan tim, risalah rapat, foto  dan sebaginya. Selanjutnya peserta kembali ke kampus dengan membawa hasil Proyek Perubahannya ( dimungkin untuk dibawa) dan membawa Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahannya beserta lampiranya.

Tahap ke 5: Tahap Evaluasi.

Tahap ini merupakan tahap akhir dari proses diklat, dilaksanakan di kampus selama 2 hari kerja,  terdiri dari 2 kegiatan yaitu Seminar Laboratorium Kepemimpinan, dan Evaluasi. Seminar Laboratorium Kepemimpinan merupakan seminar untuk menilai tingkat keberhasilan pelaksanaan rancangan keberhasilan PP.  Seminar ini dilaksanakan selama 45 menit per peserta, dihadiri oleh mentor, coach, dan penguji (dari Balai Diklat). Apabila mentor berhalangan hadir dalam seminar tersebut, maka seminar dilakukan melalui teleconference atau tilpon. Kegiatan terakhir pada tahap ini adalah  evaluasi kepemimpinan, dimaksudkan untuk memberikan kesempatan peserta untuk mengevaluasi dan memperbaiki kemampuan kepemimpinannya. Kegiatan ini dlaksanakan dengan tatap muka di kelas, dipandu oleh fasilitator.

Mata diklat – mata diklat tersebut di atas diperlukan dalam pembuatan proyek perubahan.  Materi soft skills dipergunakan untuk meningkatkan pengendalian diri, dalam mempengaruhi, mobilisasi dan  memotivasi orang lain / anggota tim dalam rangka menggalang dukungan  dalam pelaksanaan Rancangan Proyek Perubahan (RPP), dan mata diklat – mata diklat terkait dengan teknik penyusunan Proyek Perubahan diperlukan untuk memahami teknik-teknik analisis, proses penyusunan Rancangan Proyek Perubahan dan implementasintya, agar peserta mampu berinovasi dalam membuat Proyek Perubahan. Dengan inovasi tersebut diharapkan Proyek Perubahan yang dihasilkan akan memberikan kontribusi nyata dan berarti bagi organisasi.

Tahapan Pembuatan Rancangan PP

Berikut disajikan  tahapan   pembuatan Rancangan PP.

  1. Memahami alat-alat analisis

Penguasaan alat analisis akan sangat membantu dalam menyusun rancangan PP, terutama dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan menentukan solusi inovatif. Penguasaan alat analisis juga bermanfaat bagi peserta untuk menyelesaikan masalah-masalah   di kantor, dan juga untuk menyelesaikan kasus pada waktu peserta mengikuti     assessment. Teknik Analisis disajikan dalam mata diklat  Diagnotic Reading yang disampaikan pada akhir tahap ke 1 selama 2 hari (18 Jamlat @ 45 menit).  Mata diklat ini diawali dengan talk show oleh nara sumber dari  praktisi, pejabat, dan profesional yang dipandang mempunyai pengalaman yang relevan, selama 3 jamlat. Kemudian dilanjutkan dengan pelajaran oleh fasilitator, diawali dengan diskusi / review  talk show.  Materi pelajaran ini meliputi   teknik-teknik yang diperlukan  untuk mengidentifikasi permasalahan, menguji apakah komponen-komponen dalam organisasi  berfungsi dengan baik, dan apakah terdapat hubungan sinergis antar komponen dalam organisasi tersebut.  Teknik-teknik analisis tersebut adalah Causal Map, Fishbone, SWOT, Force Field Analisis (FFA), Leavitt’s Model, Open Systems Theory,  Mc Kensey 7 S Framework , dan masih banyak lagi. Dalam membuat PP peserta diberi kebebasan untuk menggunakan salah satu alat analisis yang telah dipelajari di kelas. Pada umumya peserta memilih diagram  Fishbone, oleh karena diagram fishbone sederhana,  mudah diketahui hubungan antara masalah dengan faktor-faktor yang mempengaruhi. Disamping itu dengan diagram Fishbone dapat dihasilkan identifikasi permasalahan yang lengkap.

  1. Menentukan area organisasi yang bermasalah

Masalah dapat didefinisikan sebagai kesenjangan antara keinginan dengan realisasi. Keingingan dituangkan dalam bentuk rencana, target, SOP, peraturan, kebijakan  bahkan harapan stakeholders. Kadangkala, capaian kinerja telah melampaui target dan masih terdapat potensi yang dapat direalisasikan. Kondisi tersebut dapat disebut masalah, oleh karena kondisi tersebut akan dapat memberikan manfaat jika dilakukan upaya-upaya sebagai solusi untuk merealisasikan potensi tersebut. Hal ini terjadi manakala capaian kinerja telah dapat tercapai dan masih terdapat  peluang untuk meningkatkan.  Area organisasi yang bermasalah adalah masalah output atau kinerja. Untuk memudahkan dalam menentukan area organisasi yang bermasalah dapat dilakukan dengan  diskusi, sumbang saran, informasi dari pakar, stakeholders, media masa, observasi langsung di lapangan dan menganalisis laporan.  Masalah klasik yang masih sering timbul adalah tidak tercapainya suatu target, terlambatnya penerbitan dokumen, dan kurang akuratnya / banyaknya kesalahan pada dokumen-dokumen tertentu yang diterbitkan, disebut area organisasi yang bermasalah yang dapat diangkat sebagai topik PP.

  1. Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan upaya untuk mengetahui  faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya masalah. Untuk memudahkan dalam mengidentifikasi masalah, dapat dilakukan dengan diskusi, sumbang saran dengan mengembangkan pertanyaan 5 W + 1 H, atau mengembangkan pertanyaan dari unsur-unsur manajemen, yaitu  men, money (biaya/ anggaran), methods (sisdur/ SOP), materials(informasi), machines(sarpras) , dan teknologi. Juga dapat dikembangkan pertanyaan dari  fungsi manajemen yaitu perencanan  pengorgaganisasian, dan pengawasan. Misalnya fakta dilapangan menunjukkan bahwa realisasi penerimaan PNBP dibawah target, maka rumusan area organisasi yang bermasalah adalah:tidak tercapainya penerimaan PNBP, maka dapat diidentifikasi faktor-faktor yang mempengarui, misalnya apakah karena (men) petugasnya, pimpinannya?,  lanjutkan dengan pertanyaan unsur manajemen lainnya. Jika pertanyaan dari unsur manajemen telah selesai,  lanjutkan dengan pertanyaan dari fungsi manajemen dan fakrtor eksternal. Biasaya untuk lingkup PP eselon IV tidak banyak dipengaruhi oleh faktor eksternal.

  1. Menganalisis masalah

Analisis merupakan suatu uraian atau penjelasan,  yaitu menguraikan faktor-faktor  yang telah diidentifikasi tersebut di atas. Analisis dapat memuat pengertian, rincian,  pembandingan, sebab akibat dan evaluasi atau penilaian suatu faktor. Berdasarkan hasil analisis disusun solusi inovatif untuk setiap vareabel, sehingga terdapat beberapa solusi inovatif yang akan dilaksanakan sebagai PP.

  1. Menuangkan dalam rancangan PP

Materi tersebut di atas dituangkan  dalam bentuk tabel dalam  rancangan yang telah disiapkan oleh penyelenggara. Oleh karena materi tersebut merupakan materi pokok rancangan,  maka masih perlu dilengkapi dengan informasi lainnya misalnya latar belakang, tujuan, lingkup, stakeholders, dsb dan disajikan dengan urutan yang telah ditentutan.  Rancangan tersebut dipresentasikan, diperbaiki sesuai  masukan dan saran, dan dimintakan persetujuan coach. Selanjutnya peserta memasuki tahap ke 4 yaitu breakthrough II, kembali ke unit kerja masing-masing untuk melaksanakan rancangan PP selama 60 hari kerja.

Implementasi Rancangan Proyek Perubahan (RPP)

Pada breakthrough II peserta kembali ke unit kerja masing-masing selama 60 hari kerja untuk melaksanakan rencana PP.  Dalam menyelesaikan PP ini diperlukan koordinasi antar anggota tim, mentor dan coach yang baik, agar jadwal kegiatan yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan tepat waktu.  Masing-masing anggota tim diberikan tugas yang jelas dan jadwal pelaksanaan yang jelas pula. Mentor bertugas untuk memberikan konsultasi, memfasilitasi pertemuan, membantu menyediakan anggaran, sarana / prasarana yang diperlukan, dan  memberikan dukungan moril. Caoah bertugas untuk membimbing, mempelajari laporan mingguan perkembangan PP dan memberikan motivasi, komentar, saran. Peserta bertugas melaksanakan rancangan PP dan melaporkan perkembangannya kepada coach. Peserta juga bertugas untuk mengumpulkan dan mengadministrasikan bukti-bukti kegiatan terkait dengan pelaksanaan rancangan PP yang nantinya akan dilampirkan pada Laporan Pelaksanaan PP.

Kesimpulan:

  1. Pembuatan RPP diawali dengan menetapkan beberapa alternatif judul RPP, dengan berdiskusi dengan coach.
  2. Peserta kembali ke unit kerja (breakthrough I) selama 5 hari kerja untuk membahas dan meminta persetujuan judul RPP  kepada atasan sebagai mentor, dan meminta dukungan kepada mereka yang akan terlibat dalam pelaksanaan PP.
  3. Peserta kembali ke kampus selama 18 hari kerja, dengan membawa Judul PP yang telah disetujui mentor.
  4. Tugas selanjutnya adalah menyusun RPP. Dalam RPP  antara lain mengidetifikasi, menganalisis faktor-faktor  yang mempengaruhi kinerja, dan memilih solusi-solusi inovatif, sebagai intervensi perubahan. Rancangan tersebut diseminarkan dihadapan coach dan mentor.
  5. Peserta kembali ke unit kerja (breakthrough II)  selama 60 hari kerja dengan membawa rancangan PP untuk dilaksanakan. Pada proses pelaksanaan peserta melaporkan perkembangan PP kepada coach setiap minggu, dan menyusun Laporan Pelaksanaan PP beserta lampirannya. Peserta kembali ke kampus.
  6. Peserta berada di  kampus selama 2 hari kerja untuk menyajikan keberhasilan PP dalam seminar dihadiri oleh coach, mentor, dan penguji, dan diakhiri dengan evaluasi kepemimpinan.

 

 

Saran

Tulisan ini di harapkan agar dapat memberikan acuan dan manfaat bagi calon peserta Diklatpim Tingkat IV Kementerian Agama dan bagi pembaca pada umumnya.

Daftar Pustaka

Balai Diklat Kepemimpinan 2015.  Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV.

Balai Diklat Kepemimpinan 2015. Panduan Penyusunan Rancangan Proyek Perubahan  Diklatpim Tingkat IV.

Lembaga Administrasi Negara, 2013. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara (LAN) Nomor 13 Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV

Lembaga Administrasi Negara, 2014. Bahan Ajar TOF Diklatpim Tingkat IV.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

You can leave a response, or trackback from your own site.

Leave a Reply