Teknik Penataan Ruang Kantor Pemerintah Yang Baik | Website BDK Palembang

Teknik Penataan Ruang Kantor Pemerintah Yang Baik

Oleh

Syarnubi Som

Widyaiswara Utama Balai Diklat Keagamaan Palembang

 http ://syarnubi.wordpress.com

h_syarnubi@yahoo.co.id

Abstrak

 Penataan ruang kantor (office layout) masih banyak diabaikan oleh kantor-kantor pemerintah. Padahal penataan ruang adalah satu unsur dari manajemen perkantoran yang harus diatur secara terencana oleh manajer kantor. Salah satu cara untuk memperoleh produktifitas kerja yang tinggi adalah dengan menerapkan penataan ruang yang baik. Penataan ruang bukan hanya menata ruang, tetapi juga termasuk hal-hal yang berkaitan dengan penataan ruang, antara lain konsep dan bentuk tata ruang yang diinginkan, standar-standar yang harus dipenuhi untuk sebuah ruangan kantor, asas-asas penataan ruang yang baik, pengadaan peralatan kantor yang tidak membahayakan pegawai (standar), mempercepat pekerjaan kantor dan biaya oprasional  yang rendah dan terakhir penataan ulang ruang kantor.

 

Keywords : office layout, private offices, open-plan-office, peralatan kantor, perubahan tata ruang


A.         Pendahuluan

 Office layout di kantor-kantor pemerintah sebagian masih diabaikan. Padahal kegiatan penyelenggaraan tata usaha di kantor-kantor pemerintah termasuk di Kantor Kementerian Agama, membutuhkan ruangan dan tata ruang yang baik yang didesain sesuai dengan syarat-syarat sebuah kantor modern. Ruangan kantor, mobiler, perabot dan peralatan kantor harus ditata, diatur dan ditempatkan pada tempat yang tepat, sehingga menimbulkan kepuasan dan kenyamanan beraktifitas bagi para pegawai, sekaligus memberikan kepuasan kepada warga masyarakat yang dilayani (customer).

Penataan ruang dan tata letak perabot kantor merupakan prasyarat yang sangat penting dalam sebuah perkantoran, karena ia merupakan salah satu unsur dari manajemen perkantoran. Tata ruang kantor yang baik akan memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi satuan organisasi/satuan kerja yang bersangkutan dalam memproses dan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantor (office work). Tata ruang kantor yang baik juga akan membuat mekanisme kerja berjalan lancar, mempengaruhi produktivitas kerja baik secara positif maupun negatif dan memberikan efek pelayanan prima kepada para pelanggan (warga masyarakat) yang dilayani.

Ditinjau dari sudut pandang efektifitas biaya, merancang ruang kerja adalah suatu hal yang sangat penting. Di dalam mendisain tata ruang harus mempertimbangkan interrelasional tiga komponen berikut, yaitu: peralatan, alur kerja, dan para karyawan (Quible, 2001:54). Oleh karenanya, interrelasional ketiga komponen tersebut harus dipelajari dan dianalisis di dalam proses perencanaan tata ruang kerja karyawan secara efisien.

Disisi lain, kondisi ruang kerja yang menyenangkan dan tata letak perabot yang sesuai dengan kebutuhan kegiatan kantor, dapat meningkatkan semangat kerja pegawai. Oleh karena itu tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas kerja. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan tersendiri bagi kantor dan bagi pegawai. Apalagi dengan pengaplikasian teknologi informasi (IT) sebagai salah satu ciri khas dari manajemen perkantoran modern, membuat kantor mau tidak mau harus mengikuti dan mengimplementasikan tata ruang kantor yang modern, karena penataan ruang merupakan salah satu dari syarat-syarat sebuah kantor modern.

Tetapi, apakah penataan ruang kantor sebagai salah satu komponen dari manajemen perkantoran modern, sudah dilaksanakan secara penuh oleh kantor-kantor pemerintah, baik di pusat maupun di daerah.

Pengamatan penulis di lapangan, untuk penataan ruang kantor pemerintah, sebagian sudah sesuai dengan ketentuan penataan ruang yang baik, terutama bangunan kantor yang baru didirikan atau baru direnovasi. Tetapi untuk kantor yang sudah dibangun di era tahun 2000-an dan belum mendapat sentuhan renovasi,  masih dijumpai penataan ruang kantor yang tidak sesuai dengan  syarat-syarat penataan ruang kantor yang baik.

Lantas, apa saja syarat-syarat teknis yang harus dilakukan pada sebuah kantor pemerintah, agar penataan ruang kantor yang baik itu dapat terpenuhi ?

 Permasalahan

Dari latar belakang yang diuraikan diatas, ada beberapa permasalahan yang timbul dan perlu dibahas dalam makalah yang singkat ini, antara lain :

1.      Apakah yang dimaksud dengan penataan ruang kantor (office layout) itu ?
2.      Bagaimana konsep layout ruang kantor itu ?
3.      Bagaimana asas-asas tata ruang kantor ?
4.      Apa saja  persyaratan atau standar  yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor ?

5.      Bagaimana memilih peralatan kantor yang standar ?

 

C.            Pembahasan

1.    Pengertian office layout ( penataan ruang kantor ) yang baik

Tata ruang kantor diterjemahkan dari bahasa Inggris office layout atau sering disebut juga layout saja. Ada dua definisi dari beberapa pakar perkantoran mengenai tata ruang kantor, antara lain sebagai berikut :

1) Menurut Quible (2002) yang dikutip oleh The Liang Gie (2007 : 161), layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi si pegawai.

2) Menurut George Terry dalam The Liang Gie, tata ruang kantor adalah the dertemination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost” yaitu penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci, untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (Soetrisno dan Brisma, 2009:23).

3) Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available floor space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat-alat perlengkapan sesuai dengan luas lantai yang tersedia) (Soetrisno dan Brisma, 2009:22).

Menurut The Liang Gie (2007 : 162), penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Apalagi pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut :

  1.  Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
  2.  Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
    1.  Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
    2.  Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu.

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian penataan ruang kantor yang baik adalah penataan ruang, penyusunan mobiler kantor, mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sesuai dengan aliran pekerjaan kantor agar pegawai dapat bekerja lebih baik, lebih nyaman, lebih leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.

Menurut The Liang Gie (2007 :164) dengan penataan ruang yang baik sesuai proses  alur  pekerjaan yang efektif dan efisien, maka tujuan tata ruang kantor akan dapat tercapai.       Diantara tujuan penataan ruang itu adalah :

1)      Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek  mungkin,

2)         Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar,

3)         Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara,

4)         Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan,

5)         Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan,

6)         Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut,

7)          Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah

2.            Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

Memiliki sebuah kantor, berbeda dengan memiliki rumah pribadi. Layout rumah pribadi hanya melibatkan anggota di dalam rumah, tetapi layout kantor melibatkan pegawai yang banyak dan warga masyarakat yang akan dilayani.

Oleh karena itu, para ahli membagi layout kantor secara garis besar kedalam 4 (empat) bagian, yaitu :

1)  Konsep tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu  tata ruang kantor dengan penempatan  ruang kantor yang dipisah/dibagi ke dalam ruang-ruang kerja. Biasanya untuk pekerjaan   dengan kerahasiaan yang tinggi (high confidential).

Keuntungannya: pegawai dapat berkonsentrasi dengan baik, kerahasiaan terjamin, menciptakan kewibaan bagi pejabat, rasa bertanggung jawab terhadap ruangan dan pimpinan lebih tenang mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh pegawai .Kerugiannya: komunikasi langsung antar karyawan tidak lancar, membutuhkan biaya pemeliharaan dan kebersihan ruangan yang lebih besar, pemakaian ruangan kurang fleksibel bila terjadi perubahan ruangan, serta sulit mengawasi pegawai karena terhalang oleh sekat.

Konsep ini banyak dipakai di kantor-kantor pemerintah Provinsi, Kabupaten/Kota, dan kementerian-kementerian termasuk Kementerian Agama.

2) Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu tata ruang kantor  dengan ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisah.

Keuntungan: memudahkan dalam pengawasan, komunikasi antar pegawai lebih cepat, memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lainnya tanpa harus mondar mandir, pengaturan cahaya, udara, warna dan dekorasi, dan memudahkan untuk melakukan perubahan atau renovasi ruangan dengan biaya yang tidak mahal.

Kerugian: timbul kegaduhan/kebisingan dari para pegawai yang bersebelahan, kerahasiaan bagi pekerjan yang rahasia kurang terjamin, tumpukan-tumpukan kertas dan peralatan kerja menimbulkan pemandangan yang kurang menarik dan ketenangan kerja pimpinan lebih terganggu dibanding dengan ruang tertutup.

Kedua konsep atau bentuk tata ruang ini banyak dipakai oleh kantor-kantor pemerintah baik di pusat maupun di daerah.

3)      Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices) : yaitu ruang kantor yang dihiasi dekorasi taman. Ruangan diupayakan agar memiliki pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan.
Keuntungan: pegawai merasa nyaman dan betah bekerja dalam ruangan yang demikian, ketegangan urat syaraf menjadi berkurang dan menambah udara segar karena siang hari tamanan mengeluarkan oksigen.

Kekurangan: biaya yang dikeluarkan untuk membuat dekorasi yang demikian adalah mahal dan menggunakan tenaga ahli.

Konsep ini banyak dipakai di kantor-kantor Bank, BUMN dan kantor-kantor perusahaan swasta.

4)  Konsep tata ruang kantor bersekat/terpisah (/cellular offices). (Mills dan Standingford,1984) yaitu tata ruang kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang, bagian, subbagian atau seksi atau beberapa pegawai  dengan ruang yang terpisah.

Masih berkaitan dengan konsep tata ruang kantor diatas, apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, maka tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa bagian, sebagai berikut :

a. Tata ruang pribadi (private office) :

Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruang atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan ruangan yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.

  1. Tata ruang antar bagian yang terdiri dari :

1)   General office area

    General office area lebih banyak disukai daripada private office area. Hal  tersebut dilakukan jika :

a)      Biaya membuat private area dirasakan lebih mahal.

b)     Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap  bawahan.

c)     Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan lay out.

d)    Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat      komunikasi, meubel, furniture.

e)      Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi.

f)     Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making.

2)      Private office area

Misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelayanan dansebagainya

3)      Service area

Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya : ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet.

4)     Storage area, digunakan untuk penyimpanan barang-barang, misalnya ruang penyimpanan bahan mentah, barang setengah jadi dan ruang arsip.

3.     Asas – Asas Tata Ruang  Kantor

Ada 4 (empat)  asas pokok tata ruang kantor:

1)      Penggunaan asas jarak terpendek

Asas pertama adalah asas tata ruang kantor yang mendisain tempat kerja pegawai dan penempatan alat-alat diletakkan dalam jarak yang sedekat dan sependek mungkin,  sehingga memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan kantor dapat dilakukan dengan cepat. Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Oleh  karena itu penempatan komputer dalam satu ruangan khusus yang jauh dari jangkauan pegawai tidak dalam garis lurus antara dua titik, apalagi diletakkan di lantai yang berlainan, merupakan faktor pengabaian dari asas jarak terpendek ini. Bagaimanapun, sebuah kantor harus berupaya untuk melaksanakan asas ini sejauh mungkin.

2)      Penggunaan asas  rangkaian kerja

Asas yang kedua adalah menempatkan para pegawai dan alat – alat kantor yang akan digunakan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan peyelesaian pekerjaan kantor dari pegawai yang bersangkutan. Oleh karena itu, satu komputer selalu bergandengan dengan satu printer, dengan kertas dan keperluan lainnya yang berurutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek

3)      Penggunaan asas penggunaan segenap ruanganb yang ada

Asas ketiga adalah asas yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Di kantor. Jangan dibiarkan ada ruangan yang kosong karena alasan kelebihan ruangan. Ruang dimaksud bukan hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi, sedapat mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.

4)      Penggunaan asas perubahan susunan tempat kerja

Asas keempat adalah asas tata ruang yang mudah diubah atau disusun kembali dan perubahannya tidak terlampau sukar serta tidak memakan biaya yang besar. Dengan tata ruang yang berubah, baik layout, warna maupun letak perabot, akan memberikan suasana yang lebih segar bagi para pegawai dan pelanggan yang dilayani.

4.  Standar Ruang Kantor

Setiap kantor harus memiliki persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran  modern. Di tahun 1963, Inggris telah menetapkan Undang-Undang Perkantoran (The Office Act), yang didalamnya antara lain memuat  beberapa persyaratan atau standar  yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.  Seharusnya pemerintah Indonesia memiliki peraturan yang serupa bahkan lebih rinci lagi, karena yang menghuni kantor setiap hari adalah pegawai-pegawai yang menjadi abdi bangsa dan abdi masyarakat, melebihi hunian hotel berbintang.

Standar-standar kantor menurut The Office Act itu meliputi antara lain :

a. Pemeliharaan kebersihan bangunan kantor,, perlengkapan, dan perabotan harus      dilakukan secara rutin dan terus menerus, sehingga tercipta kantor yang bersih.

b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejali dan sesak oleh pegawai. Standar yang diperuntukkan bagi setiap pegawai paling tidak seluas 40 square feet, atau setara dengan ukuran 3,7 m2 bagi setiap pegawai. Apabila dalam satu ruangan terdapat seorang kepala seksi dengan 4 (empat) pegawai, maka luas ruangan yang harus disiapkan hanya untuk pegawai adalah 3,7 m x 5 pegawai = 18,5 m2, belum termasuk ukuran untuk  mobiler, perabot dan peralatan kantor lainnya.

c.    Suhu Udara.

Dalam ruangan kantor perlu dipertahankan temperatur yang layak untuk    sebuah ruang kerja  minimum 16 derajat Celcius sampai 22 derajat Celcius. Dalam setiap ruang kerja perlu diupayakan secara permanen sirkulasi  udara segar atau udara yang telah dibersihkan.

d. Penerangan Cahaya

Dalam ruang kantor cahaya alami atau cahaya lampu yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan ruangan harus diupayakan sedemikian rupa dan perlengkapan   penerangan lampu disetiap ruangan harus terawat dengan baik. Jangan sampai terjadi, ada bola lampu dibiarkan mati.

e.    Fasilitas kesehatan

Kamar kecil, toilet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya

Fasilitas cuci dan ruang cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun  dan handuk harus disediakan secara terus menerus.

  1. Air minum

Air bersih untuk keperluan minum pegawai harus disediakan melalui pipa air minum atau disediakan tempat  air minum  khusus.

  1.  Tempat pakaian

Dalam kantor harus disediakan tempat (kapstok) untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai pegawai sewaktu kerja serta fasilitas mesin untuk mengeringkan pakaianm pegawai yang basah, karena salju atau karena hujan

j. Tempat duduk petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu

k. Lantai, gang , dan tangga.

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk    tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar.

l.   Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan pegawai yang mengoperasikannya  harus cukup terlatih

m. Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan  beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan

n.    Pertolongan pertama pada kecelakaan

Dalam ruang kerja harus disediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama    dan perlu disiapkan seorang pegawai atau perawat yang terlatih untuk memberikan pertolongan pertama pada kecelakaan.

o. Penjagaan kebakaran

Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk mengevakuasi pegawai dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng (alarm) tanda bahaya kebakaran.

  1. Pemberitahuan kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yang menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

5.  Faktor-faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor

Selain standar  ruang kantor tersebut diatas, ada pula hal-hal penting yang mempengaruhi efesiensi dalam pekerjaan perkantoran, yaitu :

1)      Cahaya.

Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat di ruang kerja pegawai, akan menambah efesiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas lelah. Banyak ketidak beresan perkerjaan kantor disebabkan penerangan yang buruk, misalnya ruang terlampau gelap atau pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.
Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6 sampai 7,5 meter dalam ruangan. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor. Cahaya  penerangan buatan manusia terbagi 4 (empat) yaitu :  cahaya langsung seperti lampu-lampu, cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca, cahaya setengah tak langsung dan  cahaya tak langsung. Penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung   karena akan memelihara kesejukan mata.

2)      Warna

Bersama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai, karena warna akan mempengaruhi kondisi jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruang dan alat alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Menurut para ahli ada 3 (tiga) warna pokok yaitu : merah, kuning dan biru.

Warna merah menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan   emosi. Warna kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira, dan warna biru menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu : 88% warna putih, 88% campuran warna putih dan hijau, 83 % warna abu-abu
81 % warna gading.

Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan. Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih.

3)        Udara.

Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara yang baik dan stabil akan lebih berharga dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Secara teori, apabila tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, maka tingkat produktivitas akan meningkat dan efesiensi dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran pegawai dapat dikurangi dan pada beberapa kasus ternyata kesehatan pegawai dapat lebih membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung oleh kantor dapat diperkecil. .
Udara untuk AC di ruangan kantor biasanya dipakai 16-27 derajat Celcius, tetapi usaha-usaha lain yang dapat dibuat yaitu : :

a.  Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin

b. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja

c.  Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja

4) Suara atau musik

Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai, hendaknya diperhatikan letak alat alat kantor. Usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit langit atau dinding. Langit-langit atau dinding disarankan untuk memakai lapisan penyerap suara atau membuat kedap suara. Lapisan ini dapat berbentuk karton tebal dan permukaannya memakai lobang–lobang. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin printer yang berisik dapat diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara mesin tik atau menggangu pegawai lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat jika seorang pejabat harus membicarakan sesuatu yang besifat rahasia sehingga tidak boleh didenganr pegawai sekelilingnya.  Suatu cara yang akhir akhir ini dijalankan diluar negeri untuk menambah efesiensi kerja ialah penggunaan musik. Dari percobaan percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kebosanan serta menambah kegembiraan kerja.

6.      Memilih Peralatan Kantor

Layout kantor tidak luput dari keberadaan peralatan maupun mobiler yang akan digunakan oleh sebuah kantor. Meskipun layout bagus, namun apabila peralatan yang dimiliki telah usang, maka tujuan penataan layout tidak tercapai. Demikian juga, apabila mobiler yang digunakan kurang sesuai dengan konsep layout yang dipakai. Misalnya, konsep kantor terbuka, namun furnitur yang digunakan cenderung sulit dimodifikasi penempatannya sehingga akan menyulitkan administrator maupun pegawai itu sendiri.
Dengan demikan di dalam merencanakan layout kantor perlu mempertimbangkan faktor-faktor pengadaan peralatan dan furnitur kantor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor menurut Quible (2001 : 103)  adalah sebagai berikut :

1)      Tujuan penggunaan peralatan.

Sebelum memilih peralatan, tujuan penggunaan peralatan itu harus ditentukan lebih dahulu. Misalnya, apakah aktivitas pekerjaan administrasi tergantung sepenuhnya pada peralatan tersebut atau hanya sebagian saja. Hal yang perlu dipertimbangkan adalah perusahaan sering membeli atau menyewa peralatan yang terlalu canggih daripada yang dibutuhkan, hanya untuk prestise atau karena dibujuk oleh pemasok. Untuk itu, sebaiknya pembelian peralatan baru di kantor (misalnya, mesin fotokpi atau scanner baru) harus melibatkan pegawai yang paham dengan aktivitas maupun teknologi yang dibutuhkannya.

2)      Menentukan peralatan yang sesuai.

Setelah peralatan ditentukan, memilih merek peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan yang penting. Hal ini sangat penting berkaitan dengan layanan purna jual yang disediakan merek tersebut maupun harga jual kembali jika kantor  nantinya berencana meng-upgrade peralatan  dengan yang baru.

3)      Tingkat kegunaan peralatan.

Setelah beberapa merek telah didapat dan diketahui, tingkat kegunaan alat yang dibeli itu harus dipertimbangkan, apakah alat itu bisa diharapkan memenuhi kebutuhan kantor secara maksimal atau tidak. Dewasa ini banyak pemasok peralatan kantor yang  menawarkan solusi all-in-one, misalnya mesin fotokopi, scanner, printer, dan faksimile. Solusi yang terintegrasi tersebut menjadikan harga-harga relatif mahal. Oleh karena itu, hendaknya kantor mempertimbangkan apakah kegunaan yang ditawarkan tersebut memang sangat diperlukan bagi aktivitas di kantor.

4)      Spesifikasi peralatan.

Untuk beberapa peralatan, spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu, yang mahal, yang murah, karena akan menyangkut penempatan peralatan di ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangannya, dipakai untuk orang banyak dan struktur yang dibutuhkan. Spesifikasi teknis maupun fisik dari peralatan sebaiknya dijadikan bahan pertimbangan.

5)   Biaya peralatan.

Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembalian investasi kantor. Meskipun kegunaan peralatan itu sangat penting, tetapi efisiensi kantor  juga harus tetap dipertimbangkan. Jangan beli peralatan baru yang membutuhkan biaya operasional yang cukup tinggi. Seperti pemasangan printer berwarna, pasti akan membutuhkan biaya operasional yang cukup tinggi. Untuk itu, analisis yang mendalam perlu dilakukan. Misalnya, jika penggunaan printer hitam putih sudah memadai, pemasangan printer berwarna mancapai 3-5 kali harga toner hitam putih tidak perlu dilakukan.

6)   Proses operasional peralatan.

Beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat fotokopi dan printer. Banyak printer baru membutuhkan cartridge atau toner orisinal dengan harga sangat mahal. Apakah kantor kita memang membutuhkan peralatan seperti ini, ataukah cukup dengan pemakaian printer lama yang bisa diisi ulang.

7)      Fitur keamanan.

Fitur keamanan perlu dipertimbangkan, walaupun beberapa peralatan kantor dianggap tidak berbahaya, namun fitur ini tetap harus dipertimbangkan. Banyak kantor yang menyediakan user id dan password yang sulit untuk dioperasikan oleh pegawai dan susah memanfaatkannya, seperti mesin fotokopi atau printer berkecepatan tinggi yang berbiaya operasi sangat tinggi.

8)      Fleksibilitas peralatan.

Fleksibilitas peralatan juga sangat penting. Apakah peralatan itu dapat dimodifikasi   dengan beberapa komponen lain, jika dibutuhkan. Apabila dapat dilakukan, maka peralatan itu harus dibeli. Kantor harus menghindari peralatan yang diproduk oleh beberapa produsen yang tidak menjadikan perlatannya kompatibel dengan peralatan lain, misalnya komputer produk dari Apple Computer, yang tidak fleksibel dalam pengoperasiannya.

9)      Kemudahan penggunaan peralatan, tidak perlu training pegawai lebih dulu

Hal yang juga dipertimbangkan adalah kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak mudah digunakan dan membutuhkan training tambahan, yang membutuhkan waktu dan biaya yang seharusnya bisa dihindari jika peralatannya mudah dioperasikan.

10)        Kecepatan operasi peralatan.

Pada beberapa perusahaan kecepatan peralatan menjadi pertimbangan penting. Apabila peralatan yang dibutuhkan dengan cepat tidak dapat disediakan oleh supplier karena harus indent terlebih dahulu, hendaknya organisasi mempertimbangkan supplier yang dapat menyediakannya dengan cepat.

11)        Masukan dari operator peralatan.

Pegawai yang akan mengoperasikan peralatan kantor yang canggih, sebaiknya sering kali diberikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan peralatan yang akan dipilih.

12)        Standardisasi peralatan.

Penggunaan hanya beberapa merek tertentu akan menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang memberikan beberapa keuntungan saat membeli dan merawatnya. Keuntungan lain adalah kemudahan bagi pegawai untuk mengoperasikannya, karena penggunaannya mempunyai kesamaan atau dapat diintegrasikan dengan peralatan lain. Tetapi, apakah ini efektif ?  Kadang-kadang tidak efektif. Apabila kantor hanya menggunakan 1 atau 2 merek saja dapat menimbulkan tingkat ketergantungan yang tinggi, seningga apabila ada gangguan supply atau kenaikan harga spare parts yang sangat signifikan, kantor tidak dapat dengan cepat beralih ke supplier yang lain. Oleh karena itu, Subbag Umum selaku manajer pengadaan dan perlengkapan, perlu mempertimbangkan diversifikasi peralatan kantor jika hal tersebut dianggap lebih efektif dan efisien.

7.      Penataan Ulang Tata Ruang Kantor

Penataan ulang perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya berbagai masalah atau perubahan. Masalah atau perubahan tersebut diantaranya :

1)         Layout ruang kantor yang sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam melakukan pekerjaan.

2)         Adanya keluhan dari pegawai yang disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat kerja.

3)         Mulai menurunnya citra pelayanan di mata pelanggan atau tamu kantor

4)         Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur organisasi lebih kompleks sehingga job description yang semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai baru untuk mendudukinya.

5)         Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan kembali sehingga tidak kotor dan monoton yang dapat menimbulkan kebosanan.

D.          Penutup

1.      Simpulan

Mendisain tata ruang kantor harus mempertimbangkan interrelasional tiga komponen, yaitu  peralatan, alur kerja, dan para karyawan. Oleh karenanya, interrelasional ketiga komponen tersebut harus dipelajari dan dianalisis di dalam proses perencanaan tata ruang kerja karyawan secara efisien.

Office layout atau penataan ruang termasuk didalamnya penataan letak perabot kantor merupakan prasyarat penting dari manajemen perkantoran, karena layout memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi satuan organisasi/satuan kerja yang bersangkutan dalam memproses dan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantor (office work), aktivitas tata usaha dan mekanisme kantor dapat mengalir secara lancar, berpengaruh besar terhadap produktivitas kerja pegawai, memberikan efek pelayanan prima kepada para pelanggan (warga masyarakat) yang dilayani dan memberikan kesan yang menyenangkan bagi tamu yang datang mengunjungi kantor.

Ruang kerja kantor dirasakan langsung oleh penggunanya yaitu para pegawai dan berpengaruh besar terhadap fisik maupun psikologis mereka. Oleh karenanya kelalaian menyusun ruang kerja tersebut dapat menghambat produktifitas kerja kantor.

2.      Saran

Kantor-kantor pemerintah perlu menerapkan office layout sesuai dengan konsep  teori para ahli manajemen perkantoran modern, karena akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor itu sendiri terutama dibidang produktifitas kerja. Fokus perhatian tata ruang kantor yang utama harus ditujukan kepada pegawai yang menghuni sebuah kantor selama 7,5 jam sehari, untuk membuat mereka merasa puas, betah dan nyaman mengerjakan pekerjaan  kantor (office work,) tidak merasa jenuh, stres atau tertekan dan cepat-cepat mau pulang dari kantor. Fokus kedua adalah peralatan dan alur kerja. Sudah waktunya kantor-kantor pemerintah meniru tata ruang kantor swasta dan bank yang memprioritaskan kenyamanan bagi pegawai dan bagi tamu yang mengunjungi kantor.

 

DAFTAR PUSTAKA

George R. Terry. 1975. Office Management and Control: The Administratif   Managing of Information, Seventh Edition. London: Richard D. Irwin,Inc.

Littlefield, C et.all. 1985. Office and Administrative Management. New Delhi : Prentice Hall of India.

Mills, Geoffry, et.all. 1990. Modern Office Management. London : Pitman Publicity  Limited.

Soetrisno dan Brisma Renaldi.2009. Manajemen Perkantoran Modern (Modul Diklat Prajabatan Golongan III). Jakarta : Lembaga Administrasi Negara RI

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.Jakarta: Erlangga.

The Liang Gie.2007. Adminstrasi Perkantoran Modern, Edisi keempat. Yogyakarta : Liberty.

http://jannatulms.blogspot.com

http://gurulia.wordpress.com

You can leave a response, or trackback from your own site.

Leave a Reply