Implementasi dan Evaluasi Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Administrasi di Madrasah
  • Yeni Lesmana Dewi
  • 15 Desember 2022
  • 904x Dilihat
  • Berita

Implementasi dan Evaluasi Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Administrasi di Madrasah

A. Implementasi dan evaluasi manajemen kearsipan 

Implementasi adalah pelaksanaan segala sesuatu yang telah direncanakan sebelumnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dalam teori disebutkan bahwa implementasi manajemen kearsipan mempunyai peran yang cukup dalam menentukan keberhasilan dalam meningkatkan kualitas pelayanan administrasi. Sebagaimana disebutkan oleh Daft, manajemen mempunyai empat fungsi, yakni perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading), dan pengendalian (controlling). Dari fungsi dasar manajemen tersebut, kemudian dilakukan tindak lanjut setelah diketahui bahwa yang telah ditetapkan “tercapai” atau “belum Tercapai” (Abdul Choliq, PengantarManajemen ,Yogyakarta: Mitra Cendikia, 2011).

Pelaksanaan implementasi manajemen kearsipan merupakan inti dalam meningkatkan kualitas pelayanan administrasi, karena pelayanan kualitas administrasi akan meningkat jika para staf megimplementasikan dengan baik, bertanggung jawab dan tertib administrasi. Sikap-sikap ini juga sangat mempengaruhi kualitas pelayanan administrasi, karena jika para pegawai tertib administrasi maka pelayanan administrasi kepada stake holder menjadi lebih baik.

Terdapat arsip dinamis, hal ini sesuai dengan pendapat Ig Wursanto yang mengatakan bahwa Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaran administrasi negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Implementasi manajemen kearsipan pada Madrasah yaitu meliputi:

  1. Penanganan arsip di Seksi PendidikanMadrasah
  2. Rekapitulasi Bukti Transfer (Kwitansi), Nomor Rekening Surat Pernyataan Penerimaan Dana Hibah, dan PaktaIntegritas
  3. Penanganan Ijazah dan Surat Keterangan Hasil Ujian (SKHU)
  4. Menangani Legalisir Ijazah/ SKHU/ RaportSekolah
  5. Pelayanan Hotline Seksi PendidikanMadrasah
  6. Penanganan Surat Menyurat : Penanganan Surat Masuk dan Penanganan Surat Keluar

Evaluasi menurut Ralph Tyler merupakan suatu proses pengumpulan data untuk menentukan sejauh mana, dalam hal apa, dan bagian mana dari tujuan pendidikan yang sudah tercapai (Ralph W. Tyler http://wredu.com/ ~ wriles / Tyler.html ) Jika tujuan pendidikan belum tercapai maka mencari tahu penyebab serta solusi untuk menyelesaikannya. Definisi lebih luas dikemukakan oleh dua ahli lainnya yaitu Croncbach dan Stufflebean, yaitu bahwasanya proses evaluasi bukan hanya sekedar mengukur sejauh mana tujuan tercapai akan tetapi evaluasi digunakan untuk dapat membuat sebuah keputusan.

Evaluasi implementasi manajemen kearsipan sejatinya adalah aktivitas yang ada di dalam kegiatan administrasi untuk mengetahui sejauh mana tujuan administrasi dalam sebuah organisasi telah dicapai, kendala- kendala yang ada. Sistem evaluasi di setiap orgaisasi atau instansi pemerintahan pastinya berbeda-beda dan memiliki keunikan tersendiri.

Dengan adanya evaluasi dalam suatu instansi pemerintahan memilik itu tujuan sebagai salah satu cara untuk instropeksi organisasi tersebut kemudian instansi pemerintahan tersebut dapat memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada. Proses evaluasi implementasi manajemen kearsipan yang ada di Madrasah adalah sebagai berikut:


  1. Dengan melihat arsip-arsip yang sudah lama apakah arsip tersebut masih digunakan lagi apa sudah tidak digunakan. Jika sudah tidak digunakan. Biasanya jika arsip sudah lama maka akan di evaluasi kemudian langkah selanjutnya yaitu disatukan di dalam rak sesuai dengan tahun yang telah ditentukan.
  2. Evaluasi implementasi manajemen kearsipan di Seksi Pendidikan Madrasah dilakukan dengan cara menata ruangan kantor sesuai dengan keinginan para staf karena staf selama ini ingin ruangannya dirubah agar lebih tertata dan bisa membuat nyaman para staf dan stake holder. Dengan penataan ruangan yang benar diharapkan semua berkas-berkas arsip yang ada di Seksi Pendidikan Madrasah bisa diarsipkan dengan baik dan jika ingin mencari arsip sewaktu-waktu bisa ditemukan dengan mudah dan cepat.
B. Upaya dalam meningkatkan kualitas pelayanan administrasi Madrasah 
   Upaya-upaya dalam meningkatkan kualitas pelayanan administrasi adalah usaha-usaha yang dilakukan oleh staf agar kegiatan kearsipan berjalan sesuai dengan prosedur yang ada sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan administrai kepada stake holder. Berdasarkan pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa, tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggug jawaban tersebut bagi kegiatanpemerintahan.
Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam jaringan informasi tersebut, maka dipandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali, bahwa upaya-upaya yang dilakukan staf pada Madrasah dalam meningatkan kualitas pelayanan administrasi diantaranya:
  1. Memotivasi para staf untuk tertibadministrasi
  2. Penataan ruangan yang tepat
  3. Memberikan pelayanan yang sesuai dengan prosedur yan gada
  4. Membantu menangani masalah-masalah yang dihadapi oleh guru atau tenaga kependidikan sampai masalahnya tuntas sesuai dengan peraturan yang ada
  5. Semua staf Seksi Pendidikan Madrasah menjalankan tugasnya masig-masing sesuai dengan Tupoksinya agar dapat memberikan pelayanan administrasi kepada stake holder dengan baik dan maksimal.
  6. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang mendalam, dapat peneliti simpulkan bahwa hasil dari upaya-upaya yang dilakukan staf Seksi Pendidikan Madrasah dalam meningkatkan kualitas pelayanan administrasi diantaranya:
  7. Konsumen puas dengan pelayanan yangdiberikan
Memberikan pelayanan yang sesuai dengan prosedur yang ada, seperti memberikan pelayanan tentang Tunjangan Profesi Guru (TPG) kemudian pemberkasan yang dilakukan guru sesuai dengan aturan yang ada sampai tuntas hingga gajinya cair.

Terdapat masalah-masalah / hambatan yang sering dihadapi dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan administrasi diantaranya yaitu:
  1. Tempat yang terbatas sedangkan jumlah arsip setiap harinyabertambah
  2. Fasilitas yang kurang memadai untuk merawat arsip agar arsip tetap terjaga dan tidak dimakan olehrayap.
  3. Terkadang kesulitan mencari arsip dikarenakan tidak tertibnya administrasi
  4. Surat masuk dan surat keluar yang diarsip terkadang masih ada yang tidak uruttanggalnya
  5. Penyimpanan hanya menggunakan sistem manual jadi jika ingin mencari arsip yang dibutuhkan tidak dapat sewaktu-waktu ditemukan Stake holder yang berkepentingan harus menunggu lama jika staf yang ingin ditemui dinas diluarkantor
  6. Masih terdapat staf yang kurang ramah dalam memberi pelayanan


DAFTAR PUSTAKA
Abdul Choliq. 2011. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Mitra Cendika. 
Agustino. 2006. Implementasi Kebijakan Publik Model Van Meter VanHorn: ThePolicy.
Amsyah, Zulkifli. 2002. Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang“Ketentuan Pokok Kearsipan”. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Ralph W. Tyler http://wredu.com/ ~ wriles / Tyler.html