Pentingnya Pengelolaan Arsip Pada Kantor Kementerian Agama

BDK Palembang
28 Desember 2022
4133x Dilihat
Berita

Pentingnya Pengelolaan Arsip Pada Kantor Kementerian Agama

A. PENDAHULUAN

Suatu pekerjaan atau kegiatan pelayanan terhadap masyarakat tentunya memerlukan data dan informasi yang dapat disimpan serta dikelola dengan baik. Hal ini merupakan suatu fungsi dari adanya pengelolaan kearsipan di dalam suatu instansi pemerintahan maupun swasta. Adanya pengelolaan kearsipan dapat membantu suatu instansi dalam menemukan kembali data yang diperlukan sewaktu-waktu. Pengelolaan kearsipan ini juga dilakukan di salah satu instansi pemerintah yaitu Kantor Kementerian Agama. Dalam hal ini, pengelolaan kearsipan menjadi salah satu kunci dalam menjalankan kegiatan instansi dengan lancarnya pengelolaan arsip yang sistematis, sederhana dan efisien. Ini dikarenakan arsip menjadi pusat dokumentasi dari suatu kegiatan yang telah berlangsung dan tempat mencari keterangan yang diperlukan bagi tindakan dan putusan yang akan datang dalam instansi. Oleh karena itu, pengelolaan data kearsipan yang meliputi penyimpanan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip merupakan hal yang mutlak diperlukan.

Pengelolaan arsip dalam suatu organisasi masih di pandang pekerjaan remeh, mereka beranggapan bahwa pengurusan kearsipan adalah suatu pekerjaan yang mudah sehingga banyak organisasi atau kantor yang menyerahkan urusan kearsipan kepada orang-orang yang kurang tepat. Padahal ketidak berhasilan dalam pengelolaan arsip akan menjadi hambatan besar dalam proses pengambilan keputusan. Kurangnya kesadaran terhadap pentingnya arsip dapat menghambat proses pengelolaan arsip.Salah satu jenis arsip yang harus dikelola dengan baik dalam suatu instansi yaitu arsip dinamis.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Maka dari itu, dalam pentingnya mengelola arsip sehingga karya ilmiah ini ini akan membahas tentang pengelolaan dari arsip dinamis.

B. PEMBAHASAN

Dalam undang-undang No.7 Tahun 1971 Pasal 3 dinyatakan, bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasioanal tentang perencanaan ,pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaaan serta untuk menyediakan bahan-bahan pertanggung jawaban bagi pemerintah. Drs. E. Martono, menyatakan bahwa penataan berkas atau kearsipan dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Menyediakan warkat jika diperlukan.

2. Menghindari pemborosan waktu dalam pencarian.

3. Mengumpulkan dan mengeloompokan warkat yang berhubungan satu sama lain.

4. Mengamankan warkat yang pentaing dari bahaya pencurian dan kebakaran.

5. Memanfaatkan tempat penyimpanan dan srananya.

6. Melindungai serta menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung didalam warkat, khususnya warkat yang karena sifatnya harus dirahasiakan.

Drs. Anhar, dalam bukunya yang berjudul “Pengurusan surat dan kearsipan”, menyatakan bahwa tujuan pengelolaan kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah menemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.Dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Memelihara arsip dengan baik.

2. Menyimpan warkat dengan system yang tepat,sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat pula.

3. Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai.

4. Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya.

5. Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip (anri.go.id).Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

1. Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

2. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

3. Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat:

1. Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

2. Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

3. Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

1. Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

2. Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

Penulis: Abu Bakar

Editor: Sri Rahayu

Sumber: Abu Bakar

Menu