Tim Irjen Kunjungi BDK Palembang, Reviu Efektivitas Proses Pengarsipan

Yeni Lesmana Dewi
4 Mei 2024
27x Dilihat
Berita

Tim Irjen Kunjungi BDK Palembang, Reviu Efektivitas Proses Pengarsipan

PALEMBANG (4/5) – Pada Jumat (3/5) lalu, BDK Palembang menerima kunjungan dari Tim Inspektorat Jenderal (Irjen) Kementerian Agama RI. Tim yang beranggotakan Rahmatiah, Mutiara Agustina Hariathri dan Margono tersebut berkunjung dalam rangka melakukan “Asistensi Penyelenggaraaan Kearsipan pada BDK Palembang”.

Kasubbag Taat Usaha BDK Palembang Mukmin beserta Tim Kerja Arsiparis BDK Palembang menyambut kedatangan Tim Irjen di Meeting Room BDK Palembang. Kepada Tim Irjen, Mukmin memaparkan secara singkat kondisi BDK Palembang saat ini, termasuk komposisi pegawai yang saat ini mencapai 66 orang PNS, 5 orang PPPK dan 11 orang PPNPN. Di antara 82 orang pegawai BDK Palembang tersebut, sebanyak 13 orang merupakan pejabat fungsional arsiparis, mulai dari jenjang arsiparis terampil hingga arsiparis ahli madya. Setelah itu, Mukmin juga meminta bimbingan dari Tim Irjen terkait teknis penghapusan dan pemusnahan dokumen-dokumen lama yang ada di BDK Palembang.

Rahmatiah yang merupakan Ketua Tim Irjen menyampaikan ucapan terima kasihnya atas penyambutan oleh BDK Palembang. Ia turut menyampaikan maksud dan tujuan kedatangan timnya.

“Tujuan kami kesini adalah untuk melakukan asistensi terkait penyelenggaraan kearsipan, penggunaan dan sistem pengarsipan, serta Srikandi. Kami ingin mengetahui apakah sudah efektif atau belum,” ujar Rahmatiah.

Pengarsipan di BDK Palembang saat ini sendiri masih berlangsung secara parsial di masing-masing tim, Dimana arsiparis di kantor disebar ke tim-tim kerja yang berbeda. Menanggapi hal tersebut, Tim Irjen mengatakan jika arsiparis idealnya tidak disebar di tim yang berbeda, namun bekerja sebagai satu tim kearsipan. Namun kendala dalam penerapannya di BDK Palembang adalah jumlah arsiparis yang dinilai sudah terlalu banyak, sehingga kemungkinan terjadi inefisiensi dalam pekerjaan seandainya 13 arsiparis tersebut bekerja di satu tim yang sama.

Yosie Agustini, salah satu arsiparis ahli muda yang hadir mengutarakan beberapa kendala lain dalam pelaksanaan fungsi kearsipan BDK Palembang. Ia mengatakan selama ini proses surat-menyurat via Srikandi kerap terkendala galat (error) pada sistem. Ia berharap agar BDK Palembang maupun Balitbang Diklat Kemenag dapat berkoordinasi langsung dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indoensia) setiap terjadi galat.

Selain itu menurut Yosie, pekerjaan pengarsipan di lapangan selama ini masih berfokus pada pekerjaan di tingkat arsiparis terampil dan arsiparis pertama.

Menanggapi jumlah arsiparis BDK Palembang yang banyak, Mukmin menambahkan jika kuota arsiparis untuk BDK sebelumnya telah dipetakan bersama pada bulan lalu dalam kegiatan Balitbang Diklat Kemenag di Bandung. Detil kuota maksimal jumlah arsiparis antara lain 1 orang arsiparis ahli madya, 4 orang arsiparis ahli muda, 5 orang arsiparis ahli pertama, serta 3 orang arsiparis terampil. Adapun kelebihan dari kuota tersebut untuk seterusnya kemungkinan akan dialihkan untuk mengikuti inpassing jabatan fugnsional lain, atau bahkan dipindahkan ke satuan kerja Kemenag lain jika memang diperlukan. Meski demikian, Mukmin tetap berharap aka nada win-win solution dari Kemenag.

Kegiatan kemudian dilanjutkan dengan pengecekan sarana dan prasarana kantor BDK Palembang yang berhubungan dengan fungsi kearsipan. Catatan-catatan Tim Irjen akan menjadi bahan rekomendasi untuk menyusun kebijakan dan tindak lanjut ke depannya. (Ed_)

Penulis: A. Redho

Editor: Yeni Lesmana Dewi

Sumber: A. Redho

Menu